Combustible y lubricantes en la entrega del buque

Una cuenta de búnker para entrega de buque puede contener multiplicaciones correctas y aun así mostrar un importe a pagar incorrecto. La cantidad puede estar relacionada con una inspección anterior, el precio puede usar una unidad diferente, o la lista de lubricantes puede incluir aceite que ya está circulando en la maquinaria. Antes de cerrar, cada línea necesita una conexión rastreable entre las existencias que se están recibiendo, su cantidad en el momento acordado y la base de precio contractual.

ROB significa «remaining on board», es decir, existencias restantes a bordo. Esta guía ayuda a los compradores a conciliar el combustible y los lubricantes sin usar al recibir el buque. Para conocer la secuencia general de la operación, consulte nuestra Guía del proceso de compraventa de buques.

1. Establecer qué existencias son pagaderas según el MOA firmado

Comience con el contrato de compraventa (MOA) firmado, las opciones seleccionadas y sus modificaciones. Registre las existencias comprendidas, el método de valoración, la moneda, los cargos excluidos y las condiciones de pago antes de comparar cifras.

Como referencia concreta, el modelo sin modificar BIMCO SHIPSALE 22 separa estos consumibles del precio de compra del buque. Sus definiciones distinguen el combustible de los aceites y grasas lubricantes, hidráulicos y térmicos no utilizados, almacenados en tanques de almacenamiento designados o en contenedores sin abrir. La Cláusula 13 exige una inspección conjunta de cantidad y ofrece selecciones de precios separadas para el combustible y los aceites/grasas. Las alternativas utilizan precios netos de compra comprobados o precios de mercado en el lugar/fecha de entrega, con exclusiones especificadas de los costos de entrega. Esas disposiciones son un ejemplo, no los términos de cada venta: revise el acuerdo real y los anexos.

Elabore una lista de alcance en relación con ese acuerdo. Identifique cada grado de combustible y cada producto lubricante, su ubicación en tanque o contenedor, si está sin usar y si se ha acordado su inclusión. Mantenga el aceite del sistema de circulación, los contenedores abiertos y el stock no identificado marcados por separado para su clarificación en lugar de añadirlos automáticamente al inventario pagadero.

2. Conciliar las existencias medidas en el momento de la entrega

Una nota de entrega de combustible de un proveedor registra un evento de suministro; no establece lo que queda a bordo en una venta posterior de la embarcación. Solicite el registro de la inspección y el inventario de respaldo, con la identidad de la embarcación, las ubicaciones medidas, la fecha, la hora y la zona horaria. Pida al inspector responsable que explique la base de la cantidad y cualquier limitación de la medición.

Para las mediciones de tanques, solicite las referencias de las tablas de tanques pertinentes, las lecturas y las correcciones de temperatura, densidad y estado del buque utilizadas cuando corresponda. Conserve las hojas de cálculo junto con el resumen. Un volumen en litros o metros cúbicos no se puede comparar directamente con una masa en toneladas métricas; cualquier conversión requiere una base documentada y compatible. Esto es una verificación de documentos, no un sustituto del trabajo de medición del inspector.

Si la medición precede a la entrega, concilie la cantidad medida con la cantidad a la hora de la entrega. Registre los suministros, consumos y retiradas posteriores con sus justificantes. Los trasvases internos entre tanques cambian la ubicación, no el total a bordo; no los cuente como suministros nuevos. Concilie cada producto por separado y actualice el cálculo si cambia la fecha o la hora del cierre. El consumo previsto debe seguir identificado como estimación hasta que las partes establezcan la cantidad de entrega conforme a lo acordado.

Para lubricantes envasados, registre el nombre del producto, el grado, el número de paquetes y la cantidad marcada por paquete. Verifique el stock contra la definición contractual acordada y el registro de inspección. Una designación de viscosidad compartida por sí sola no establece que dos productos sean intercambiables o tengan el mismo precio.

3. Relacione cada precio con las existencias y su unidad

Mantenga el acuerdo de cantidad y el acuerdo de precio en columnas separadas. Un total de inventario aceptado no resuelve un precio en disputa, y un precio de factura no prueba la cantidad restante.

• Valoración basada en factura: identificar la factura u otra evidencia permitida y el precio unitario neto aplicable según el contrato. Si varias compras abastecieron un tanque, registre el método de asignación acordado para el stock restante; no asuma tácitamente FIFO o un promedio ponderado.
• Valoración de mercado: Registrar el grado, la ubicación, la fecha y la fuente acordados, junto con la unidad pertinente y las exclusiones. Una cotización de puerto no relacionada o un índice general de combustible necesita conciliación con la base acordada.
• Precios fijos acordados: Haga referencia a la disposición firmada o al acuerdo documentado. Conserve la distinción entre un precio utilizado para la elaboración de un presupuesto preliminar y uno acordado para la liquidación.
• Moneda y unidades: Conciliar cualquier conversión explícitamente. Un precio por litro no debe multiplicarse por una cantidad en toneladas. Registre el tratamiento fiscal y de cargos aplicable por separado, en lugar de asumirlo de una cotización principal.

Si un precio no está respaldado, muestre la evidencia faltante y la persona responsable. Una estimación conveniente no debería convertirse en una línea final acordada simplemente porque cuadra el total de la hoja de cálculo.

4. Ejemplo práctico: la cantidad medida no es la cantidad de entrega

Ejemplo ficticio únicamente. Asumamos que las partes han acordado las existencias elegibles, la conciliación de cantidad y los precios unitarios fijos a continuación. Todas las recepciones, el consumo y las retiradas en este ejemplo están respaldados por registros. La inspección y la entrega ocurren en la misma fecha a las 08:00 y 14:00 UTC respectivamente. Los precios son inventados para fines aritméticos, no son cotizaciones de mercado ni términos contractuales estándar.

El subtotal de ejemplo acordado es 100 860 USD. Valorar las cantidades medidas a las 08:00 sin ajustar el consumo daría 101 400 USD, una diferencia de 540 USD. Esa diferencia se debe al momento de referencia, no a un cambio de precios unitarios.

Ahora supongamos que el inventario separado del vendedor también incluye un tambor de lubricante abierto que contiene 150 litros. En este ejemplo, su inclusión y la cantidad medida no han sido acordadas. Regístrelo como un artículo pendiente sin un valor de liquidación acordado; no añada 450 USD al subtotal acordado ni lo declare contractualmente excluido sin revisar los términos. Cualquier acuerdo para un artículo no resuelto al cierre requiere el acuerdo de las partes y el asesoramiento contractual adecuado.

5. Mantener las diferencias visibles a través de la cuenta de cierre

Utilice un registro de conciliación con un número de revisión. Para cada línea de inventario, conserve: producto y ubicación; referencia del alcance contractual; cantidad y unidad de la inspección; momento de la inspección; movimientos respaldados; cantidad de entrega; base del precio y evidencia; moneda; importe calculado; y estado del acuerdo. Añada un responsable y una fecha de respuesta para cada pregunta abierta.

Clasifica las diferencias antes de intentar resolverlas. Una diferencia de cantidad requiere evidencia de inventario o movimiento; una discrepancia de producto requiere registros de identificación; una diferencia de precio requiere la base de valoración contractual. Un impuesto o cargo de entrega no justificado debe tratarse como una cuestión aparte en lugar de estar oculto en el precio unitario.

Traslade las cifras acordadas a la cuenta de cierre y a las facturas pertinentes, manteniendo el vínculo con los registros de cantidad firmados y el momento de la entrega. Mantenga los importes no resueltos claramente diferenciados. El registro de una reserva o de un subtotal en disputa no crea por sí mismo el derecho a deducir, retener el pago o retrasar la entrega; el equipo de cierre debe verificar el acuerdo. Nuestro Guía de pago para la compra de barco abarca la estructura de pagos más amplia.

¿Preparándose para hacerse cargo de una embarcación? Prepare con antelación el inventario, los horarios de medición y las disposiciones contractuales de valoración. Nuestro equipo de compraventa puede coordinar las cuestiones documentales con las partes y sus asesores. Consulte los buques en venta para su búsqueda de adquisiciones.