Combustibles et lubrifiants à la livraison du navire

Un compte de soute pour livraison de navire peut contenir des calculs corrects et afficher quand même un montant payable erroné. La quantité peut se rapporter à une expertise antérieure, le prix peut être exprimé dans une unité différente, ou la liste des lubrifiants peut comprendre de l'huile déjà en circulation dans les machines. Avant la clôture, chaque poste nécessite un lien traçable entre le stock réceptionné, sa quantité au moment convenu et la base de prix contractuelle.

ROB signifie « restant à bord ». Ce guide aide les acheteurs à organiser un rapprochement ROB de livraison pour l'inventaire du carburant et des lubrifiants non utilisés du navire. Pour la séquence de transaction plus large, consultez notre guide du processus de vente et d'achat de navires.

1. Établir quel stock est payable en vertu du protocole d'accord signé

Commencez par le contrat de vente (MOA) signé, les options retenues et les avenants. Relevez les stocks concernés, la méthode d’évaluation, la devise, les frais exclus et les modalités de paiement avant de comparer les chiffres.

À titre d’exemple, le modèle non modifié BIMCO SHIPSALE 22 sépare ces consommables du prix d'achat du navire. Ses définitions distinguent les soutes des huiles et graisses lubrifiantes, hydrauliques et thermiques non utilisées, stockées dans des réservoirs désignés ou des conteneurs non ouverts. La clause 13 prévoit un relevé de quantité conjoint et propose des sélections de prix distinctes pour les soutes et les huiles/graisses. Les alternatives utilisent les prix d'achat nets justifiés ou les prix du marché au lieu/à la date de livraison, avec des exclusions de coûts de livraison spécifiées. Ces dispositions sont un exemple, et non les termes de chaque vente : vérifiez l'accord réel et les avenants.

Établissez une liste de portée par rapport à cet accord. Identifiez chaque qualité de carburant et chaque produit lubrifiant, son emplacement de réservoir ou de conteneur, s'il est inutilisé, et si son inclusion est convenue. Signalez séparément l'huile de circuit de circulation, les conteneurs ouverts et le stock non identifié pour clarification, plutôt que de les ajouter automatiquement à l'inventaire à payer.

2. Rapprocher le stock constaté au moment de la livraison

Un bordereau de livraison de soute d'un fournisseur enregistre un événement de livraison ; il n'établit pas ce qui reste à bord lors d'une vente ultérieure du navire. Demandez le rapport d'expertise et l'inventaire justificatif, avec l'identité du navire, les emplacements mesurés, la date, l'heure et le fuseau horaire. Demandez à l'expert responsable d'expliquer la base de calcul des quantités et les éventuelles limitations de mesure.

Pour les mesures de réservoir, demandez les références de la table de jaugeage pertinentes, les relevés ainsi que les corrections de température, de densité et d'état du navire utilisées le cas échéant. Conservez les feuilles de calcul avec le résumé. Un volume en litres ou en mètres cubes ne peut pas être comparé directement à une masse en tonnes métriques ; toute conversion nécessite une base documentée et compatible. Il s'agit d'une vérification documentaire, et non d'un substitut au travail de mesure de l'expert.

Si le relevé précède la livraison, établissez un rapprochement entre la quantité mesurée et celle à l’heure de remise. Consignez les approvisionnements, consommations et sorties ultérieurs avec leurs justificatifs. Les transferts internes entre réservoirs changent l’emplacement, mais pas le total à bord : ne les comptez pas comme de nouveaux approvisionnements. Rapprochez chaque produit séparément et actualisez le calcul si la date ou l’heure de clôture change. Une consommation prévisionnelle doit rester identifiée comme une estimation tant que les parties n’ont pas établi la quantité à la livraison selon les modalités convenues.

Pour les lubrifiants emballés, enregistrez le nom du produit, le grade, le nombre de colis et la quantité indiquée par emballage. Vérifiez le stock par rapport à la définition contractuelle convenue et au rapport d'inspection. Une désignation de viscosité commune seule ne suffit pas à établir que deux produits sont interchangeables ou ont le même prix.

3. Associez chaque prix au stock et à l'unité

Conservez les accords de quantité et de prix dans des colonnes distinctes. Un total de relevé accepté ne résout pas un prix contesté, et un prix de facture ne prouve pas la quantité restante.

• Évaluation basée sur les factures : identifier la facture ou toute autre preuve autorisée et le prix unitaire net applicable en vertu du contrat. Si plusieurs achats ont alimenté un réservoir, enregistrer la méthode d'allocation convenue pour le stock restant ; ne pas assumer tacitement le FIFO ou une moyenne pondérée.
• Évaluation basée sur le marché : enregistrer la qualité convenue, le lieu, la date et la source, ainsi que l'unité pertinente et les exclusions. Une cotation portuaire sans rapport ou un indice général de carburant doit être rapproché de la base convenue.
• Prix fixes convenus : Se référer à la disposition signée ou à l'accord documenté. Maintenir la distinction entre un prix utilisé pour la budgétisation préliminaire et un prix convenu pour le règlement.
• Devise et unités : Expliciter toute conversion. Un prix au litre ne doit pas être multiplié par une quantité en tonnes. Enregistrer séparément la taxe applicable et le traitement des charges plutôt que de les déduire d'une cotation globale.

Si un prix n'est pas étayé, indiquez les preuves manquantes et la personne responsable. Une estimation de commodité ne devrait pas devenir un accord définitif simplement parce qu'elle fait le total du tableur.

4. Exemple chiffré : le total relevé n’est pas le total à la livraison

Illustration fictive uniquement. Supposons que les parties aient convenu du stock éligible, de la passerelle de quantité et des prix unitaires fixes ci-dessous. Toutes les réceptions, consommations et retraits dans cet exemple sont étayés par des registres. L'inspection et la livraison ont lieu à la même date, respectivement à 08h00 et 14h00 UTC. Les prix sont fictifs pour les besoins de l'arithmétique, et non des cotations de marché ou des conditions contractuelles standard.

Le sous-total d'exemple convenu est 100 860 USD. Valoriser les quantités relevées à 08:00 sans déduire la consommation donnerait 101 400 USD, soit un écart de 540 USD. Cet écart provient du moment retenu, et non d’un changement des prix unitaires.

Supposons maintenant que l'inventaire distinct du vendeur mentionne également un fût de lubrifiant ouvert comme contenant 150 litres. Dans cet exemple, son inclusion et sa quantité mesurée n'ont pas été convenues. Consignez-le comme un élément en suspens sans valeur de règlement convenue ; n'ajoutez pas 450 USD au sous-total convenu et ne le déclarez pas contractuellement exclu sans vérifier les conditions. Toute disposition concernant un élément non résolu à la clôture nécessite l'accord des parties et des conseils contractuels appropriés.

5. Maintenir les différences visibles par le compte de clôture

Utiliser un registre de rapprochement avec un numéro de révision. Pour chaque ligne de stock, conserver : le produit et l'emplacement ; la référence du périmètre contractuel ; la quantité et l'unité d'inventaire ; le moment de l'inventaire ; les mouvements justifiés ; la quantité livrée ; la base de prix et les justificatifs ; la devise ; le montant calculé ; et le statut de l'accord. Ajouter un responsable et une date de réponse pour chaque question en suspens.

Classez les différences avant d'essayer de les résoudre. Une différence de quantité nécessite une preuve d'inventaire ou de mouvement ; une discordance de produit nécessite des dossiers d'identification ; une différence de prix nécessite la base d'évaluation contractuelle. Une taxe ou des frais de livraison non justifiés doivent faire l'objet d'une question distincte plutôt que d'être cachés dans le prix unitaire.

Reporter les chiffres convenus dans le compte de clôture et les factures correspondantes, en conservant le lien avec les relevés de quantités signés et l'heure de la remise. Maintenir les montants non résolus clairement distincts. L'enregistrement d'une réserve ou d'un sous-total contesté ne crée pas en soi un droit de déduire, de retenir le paiement ou de retarder la livraison ; l'équipe de clôture doit vérifier l'accord. Notre Guide de paiement pour l'achat de navire couvre la structure globale des paiements.

Se préparer à prendre en charge un navire ? Préparez dès le début la liste des stocks, le calendrier des relevés et les dispositions contractuelles d’évaluation. Notre équipe de vente et d’achat de navires peut coordonner les questions documentaires avec les parties et leurs conseillers. Consultez les navires à vendre pour votre recherche d’acquisition.