La lista de repuestos de un buque muestra cuatro juegos de juntas, un motor en un almacén en tierra y un instrumento de ensayo portátil. En la entrega quedan tres juegos sin usar, no hay motor a bordo y una herramienta lleva la etiqueta de otra empresa. Estas observaciones no demuestran tres faltantes contractuales. El comprador debe conciliar la referencia de la inspección, los movimientos posteriores y el alcance de entrega acordado antes de decidir qué entradas siguen pendientes.
Esta guía trata el inventario de entrega de un buque de segunda mano. La guía del proceso de compraventa de buques abarca la secuencia de la operación. La conciliación de combustibles y lubricantes en la entrega abarca las cantidades de consumibles y su liquidación. Aquí el resultado útil es un registro por artículo que muestra qué pertenece a la entrega acordada, qué cambió y qué pruebas acreditan su recepción.
1. Establecer la referencia contractual antes de contar
Parta del Memorando de Acuerdo firmado, sus alternativas seleccionadas, modificaciones y listas de artículos incluidos o excluidos. Identifique la fecha de inspección pertinente u otra fecha de referencia contractual. No sustituya esa base acordada por una ficha del corredor, una fotografía o una antigua hoja de existencias.
La versión de muestra de SHIPSALE 22 redactada por BIMCO y alojada en Maritime Cyprus ilustra las diferencias. La cláusula 1 define los artículos incluidos y remite los excluidos al Anexo B; también trata la fecha de referencia cuando no hay inspección. La cláusula 2(b) trata los repuestos utilizados como sustituciones antes de la entrega y los artículos sustituidos. La cláusula 2(c) trata los artículos alquilados, arrendados o de terceros presentes en la inspección pero no excluidos expresamente. La cláusula 4(a) incluye los artículos incluidos en el precio de compra.
Estas disposiciones deben revisarse frente al acuerdo real y sus modificaciones. No suponga que toda reducción de cantidad exige reposición, que todo artículo de terceros está excluido o que una diferencia de inventario permite descontar el precio. Pida a los asesores de la operación que determinen la obligación aplicable y documenten cualquier solución acordada.
La presentación de BIMCO sobre SALEFORM 2025 analiza ese formulario junto con SHIPSALE 22. Registre el formulario y la edición realmente firmados; el ejemplo siguiente no compara formularios ni traslada los términos de uno a otro.
2. Asignar a cada línea identidad, ubicación y trazabilidad documental
Asigne una referencia estable de inventario y conserve la descripción original. Añada el equipo al que sirve, fabricante, número de pieza, revisión o especificación, unidad de recuento e identificadores disponibles de lote o serie. Separe las existencias precintadas sin usar, las piezas instaladas y las retiradas pendientes de evaluación. Un componente retirado no debe contarse como repuesto utilizable solo porque siga a bordo.
Las orientaciones de Wärtsilä sobre repuestos marinos utilizan el tipo de equipo, modelo, número de serie y catálogo pertinente para identificar la pieza y versión correctas. Esto respalda una comprobación de identidad, no garantiza que un paquete sin abrir sea utilizable. Consulte al especialista responsable sobre la configuración, el historial de almacenamiento, la conservación y cualquier requisito aplicable de vida útil de almacenamiento o estado.
Separe tres preguntas: ¿forma este artículo parte de la venta acordada, se ha entregado físicamente y son su identidad y estado adecuados para el equipo previsto? Un comprobante de almacén puede ayudar a establecer la ubicación sin demostrar la recepción por el comprador. La coincidencia del número de pieza no demuestra la propiedad.
| Registro | Qué vincular |
|---|---|
| Situación contractual | Referencia de inventario, fundamento de inclusión o exclusión, modificación y cuestión de propiedad pendiente. |
| Referencia de la inspección | Recuento fechado, unidades, identificadores, ubicación y limitaciones de acceso o inspección de los paquetes. |
| Movimiento intermedio | Registro de instalación, retirada, traslado, devolución o recepción, con fecha, cantidad y autorización cuando proceda. |
| Pruebas de entrega | Recuento y ubicación reales, referencia de recepción, comprobaciones de identidad, diferencia pendiente y responsable. |
3. Conciliar movimientos sin mezclar cantidades distintas
Para un artículo de existencias identificado de forma coherente, concilie la cantidad inicial más las recepciones documentadas, menos las salidas o traslados documentados, con la cantidad final prevista. Compárela con el recuento real. Mantenga unidades coherentes: un juego, una junta individual y una caja con varios juegos son unidades diferentes.
Registre la naturaleza de cada salida. La instalación a bordo, el traslado a otro buque y la devolución a un proveedor son hechos distintos. Un registro de mantenimiento que explica una reducción de existencias no demuestra automáticamente que todos los movimientos estuvieran permitidos por el acuerdo de venta.
Para un artículo almacenado en tierra, solicite su identidad precisa, custodio actual, pruebas de propiedad, requisitos para su liberación y cualquier derecho de retención o cargo impagado que deban resolver los asesores. Acuerde la responsabilidad de recogida o envío, embalaje, coste de transporte, destino y pruebas de recepción. Si se entregará después, haga que las partes documenten ese acuerdo y sus consecuencias, en lugar de marcarlo como «recibido» en el cierre.
Para mercancías aún pedidas, distinga la orden de compra, el pago, la asignación al buque, la expedición del proveedor y la recepción efectiva. Identifique al comprador contratante y cualquier consentimiento del proveedor necesario para una transferencia propuesta. No cuente una promesa de entrega como existencias ya a bordo.
4. Conciliación práctica: seis entradas, seis decisiones diferentes
Ejemplo ficticio: un comprador prepara la entrega de un buque de segunda mano tras una inspección física acordada. Suponga que la operación utiliza SHIPSALE 22 y que los asesores de las partes han revisado los términos pertinentes. Las listas escritas de las partes incluyen expresamente el motor almacenado en tierra para su entrega a bordo antes del traspaso, excluyen el analizador de vibraciones alquilado y dejan el pedido de filtros fuera de la venta para su adquisición separada por el comprador. Son hechos acordados inventados, no reglas por defecto para existencias en tierra o pedidos.
Los registros siguientes también son ficticios. Ninguna cantidad indica mínimos de repuestos exigidos por la sociedad de clasificación, y ninguna entrada establece aptitud para el servicio ni el derecho legal a completar, aplazar o cancelar la entrega.
| Entrada y referencia | Observación y pruebas en la entrega | Resultado de la conciliación |
|---|---|---|
| I-01: cuatro juegos de juntas sin usar, de la misma versión especificada | El registro de mantenimiento M-17 documenta un juego instalado en el buque antes de la entrega. Quedan tres juegos sin usar. La junta retirada se identifica y conserva por separado. | Las existencias concilian: 4 − 1 = 3. Registre por separado la instalación y el artículo retirado; la reducción por sí sola no es un juego faltante sin explicación. |
| I-02: un motor de repuesto almacenado en tierra, expresamente incluido | El registro de almacén W-08 identifica el motor. No hay comprobante de liberación ni recepción a bordo, aunque el acuerdo supuesto exige la entrega a bordo. | Entrega pendiente. Un registro de ubicación no acredita recepción; obtenga pruebas de liberación y transporte o un acuerdo documentado sobre otra solución. |
| I-03: un analizador de vibraciones alquilado, expresamente excluido | La referencia de alquiler H-03 y la lista de exclusiones lo identifican. El vendedor registra su retirada. | Regístrelo como exclusión acordada, no como repuesto incluido recibido por el comprador. Cualquier necesidad futura del comprador requiere un acuerdo propio. |
| I-04: un instrumento de ensayo portátil alquilado, sin exclusión expresa | Estaba a bordo en la inspección. El vendedor propone retirarlo, pero no hay pruebas de sustitución ni de una solución contractual acordada. | Cuestión contractual pendiente de revisión conforme a la cláusula 2(c). No lo marque como excluido solo por ser propiedad de un tercero, ni trate esa propiedad como transferida. |
| I-05: diez paquetes de filtros en una orden de compra a un proveedor | El acuerdo escrito supuesto deja este pedido fuera de la venta. El proveedor no lo ha entregado. | Mantenga los diez paquetes fuera del inventario recibido. Siga la adquisición separada del comprador; no registre el acuse de pedido del proveedor como entrega. |
| I-06: dos juegos de rodamientos listados para un equipo auxiliar concreto | Hay dos juegos físicamente presentes, pero el sufijo del embalaje difiere de la referencia inicial. Ninguna equivalencia del proveedor confirma su idoneidad. | La cantidad coincide; la identidad sigue pendiente. Obtenga una evaluación del catálogo o del proveedor vinculada al equipo instalado antes de tratarlos como repuestos verificados y concordantes. |
I-01 es un movimiento documentado de existencias; I-02 carece de las pruebas de entrega supuestas; I-03 es una exclusión identificada; I-04 necesita una solución contractual; I-05 es una tarea de adquisición separada; I-06 necesita identificación técnica. Sumar las cantidades de estas filas ocultaría las diferencias en lugar de producir un total útil de faltantes.
Para I-01, conserve el registro del artículo retirado sin presentar una junta antigua como un juego de sustitución sin usar. Para I-04, obtenga los registros de sustitución y aceptación o la solución acordada por las partes mediante el procedimiento contractual. Una hoja de cálculo del comprador no puede modificar por sí sola la lista de exclusiones firmada.
5. Resolver cada excepción con pruebas
Asigne a las entradas pendientes un responsable, siguiente acción, pruebas requeridas y fecha de revisión. Utilice estados precisos como «pendiente de liberación del almacén», «sustitución no acreditada» o «revisión de pieza pendiente de confirmación». Evite una sola marca de «incluido» que oculte la falta de entrega o una correspondencia técnica pendiente.
Cuando las partes acuerden una entrega posterior, una sustitución o un ajuste comercial, registre el documento aprobado y sus condiciones. Haga que el equipo de cierre aborde la autorización, los plazos y cualquier efecto sobre la conclusión de la operación, el pago y los remedios contractuales. No descuente un coste estimado de reposición de los fondos de cierre solo porque aparezca en el registro.
Conserve la revisión firmada del inventario, los recuentos, las fotografías de paquetes, los movimientos y los recibos con el expediente de entrega. Registre qué se comprobó y qué permaneció precintado, inaccesible o sin verificar. Un recibo de paquetes no debe convertirse tácitamente en una declaración de que cada pieza interior fue inspeccionada y resultó utilizable.
La inspección del estado del buque previa a la compra aborda el examen técnico general. Esta conciliación ofrece al equipo de cierre un registro más acotado: el artículo acordado, su movimiento desde la fecha de referencia, las pruebas de entrega y cualquier cuestión que aún requiera una decisión.
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