La liste des pièces de rechange d’un navire mentionne quatre kits de joints, un moteur dans un entrepôt à terre et un instrument d’essai portable. À la livraison, il reste trois kits inutilisés, aucun moteur n’est à bord et un outil porte l’étiquette d’une autre entreprise. Ces observations n’établissent pas trois manquants contractuels. L’acheteur doit rapprocher la situation à l’inspection, les mouvements intermédiaires et le périmètre de livraison convenu avant de déterminer les points non résolus.
Ce guide concerne l’inventaire de livraison d’un navire d’occasion. Le guide du processus de vente et d’achat d’un navire présente le déroulement de la transaction. Le rapprochement des soutes et lubrifiants à la livraison traite des quantités de consommables et de leur règlement. L’objectif est ici un relevé par article indiquant ce qui relève de la remise convenue, ce qui a changé et les justificatifs de réception.
1. Établir la référence contractuelle avant le comptage
Partez du protocole d’accord signé, de ses options retenues, de ses avenants et des listes d’articles inclus ou exclus. Identifiez la date d’inspection pertinente ou une autre date de référence contractuelle. Ne remplacez pas cette base convenue par une fiche de courtier, une photographie ou un ancien tableau de stocks.
Le modèle SHIPSALE 22 rédigé par BIMCO et hébergé par Maritime Cyprus illustre ces distinctions. La clause 1 définit les articles inclus et renvoie les articles exclus à l’annexe B ; elle traite aussi de la date de référence en l’absence d’inspection. La clause 2(b) porte sur les pièces de rechange utilisées en remplacement avant livraison et les éléments remplacés. La clause 2(c) concerne les articles loués ou appartenant à des tiers présents à l’inspection, mais non expressément exclus. La clause 4(a) comprend les articles inclus dans le prix d’achat.
Ces dispositions doivent être examinées au regard de l’accord effectif et de ses avenants. Ne présumez pas que toute baisse de quantité impose un réapprovisionnement, que tout article appartenant à un tiers est exclu ou qu’un écart d’inventaire autorise une déduction sur le prix. Demandez aux conseillers de la transaction de déterminer l’obligation applicable et de documenter toute solution convenue.
La présentation de SALEFORM 2025 par BIMCO examine ce formulaire parallèlement à SHIPSALE 22. Consignez le formulaire et l’édition réellement signés ; l’exemple ci-dessous ne compare pas les formulaires et ne transpose pas les conditions de l’un à l’autre.
2. Donner à chaque ligne une identité, un emplacement et une traçabilité documentaire
Attribuez une référence d’inventaire stable et conservez la description d’origine. Ajoutez l’équipement desservi, le fabricant, la référence de pièce, l’indice ou la spécification, l’unité de comptage et les identifiants de lot ou de série disponibles. Séparez le stock scellé inutilisé, les pièces installées et celles déposées en attente d’évaluation. Un composant déposé ne doit pas être compté comme pièce de rechange utilisable simplement parce qu’il reste à bord.
Les recommandations de Wärtsilä sur les pièces de rechange marines utilisent le type d’équipement, le modèle, le numéro de série et le catalogue pertinent pour identifier la bonne pièce et sa version. Cela étaye un contrôle d’identification, sans garantir qu’un colis fermé est utilisable. Interrogez le spécialiste responsable sur la configuration, l’historique de stockage, la préservation et toute exigence applicable de durée de conservation ou d’état.
Distinguez trois questions : cet article entre-t-il dans la vente convenue, a-t-il été physiquement remis et son identité et son état conviennent-ils à l’équipement prévu ? Un justificatif d’entreposage peut aider à établir l’emplacement sans prouver la réception par l’acheteur. La concordance d’une référence de pièce n’établit pas la propriété.
| Dossier | Éléments à relier |
|---|---|
| Situation contractuelle | Référence d’inventaire, fondement de l’inclusion ou de l’exclusion, avenant et question de propriété non résolue. |
| Situation de référence à l’inspection | Comptage daté, unités, identifiants, emplacement et limites d’accès ou d’inspection des colis. |
| Mouvement intermédiaire | Justificatif d’installation, de dépose, de transfert, de retour ou de réception, avec date, quantité et autorisation si requise. |
| Justificatifs de livraison | Comptage et emplacement réels, référence du reçu, contrôles d’identification, écart non résolu et responsable. |
3. Rapprocher les mouvements sans mélanger des quantités différentes
Pour un même article de stock identifié de manière cohérente, rapprochez la quantité initiale, augmentée des réceptions documentées et diminuée des sorties ou transferts documentés, de la quantité finale attendue. Comparez-la au comptage réel. Utilisez des unités cohérentes : un kit, un joint individuel et une boîte contenant plusieurs kits sont des unités différentes.
Consignez la nature de chaque sortie. Une installation à bord, un transfert vers un autre navire et un retour fournisseur sont des événements distincts. Un relevé de maintenance expliquant une diminution du stock n’établit pas automatiquement que tous les mouvements étaient autorisés par le contrat de vente.
Pour un article conservé à terre, demandez son identification précise, son dépositaire actuel, les preuves de propriété, les conditions de mise à disposition et tout problème de droit de rétention ou de frais impayés à résoudre par les conseillers. Convenez des responsabilités de collecte ou d’expédition, de l’emballage, du coût du transport, de la destination et des justificatifs de réception. S’il doit être livré plus tard, faites documenter cet arrangement et ses conséquences par les parties au lieu de le noter « reçu » à la clôture.
Pour les marchandises encore en commande, distinguez la commande, le paiement, l’affectation au navire, l’expédition par le fournisseur et la réception effective. Identifiez l’acheteur contractant et tout accord fournisseur nécessaire à un transfert envisagé. Ne comptez pas une promesse de livraison comme du stock déjà à bord.
4. Exemple de rapprochement : six entrées, six décisions différentes
Exemple fictif : un acheteur prépare la livraison d’un navire d’occasion après une inspection physique convenue. Supposons que la transaction utilise SHIPSALE 22, avec les conditions pertinentes examinées par les conseillers des parties. Leurs listes écrites incluent expressément le moteur conservé à terre pour livraison à bord avant la remise du navire, excluent l’analyseur de vibrations loué et laissent la commande de filtres hors de la vente pour un achat distinct par l’acheteur. Ce sont des faits convenus fictifs, pas des règles par défaut pour les stocks à terre ou les commandes.
Les relevés suivants sont également fictifs. Aucune quantité n’indique un minimum de pièces de rechange exigé par la classification, et aucune entrée n’établit l’aptitude au service ou le droit de réaliser, de reporter ou d’annuler la livraison.
| Entrée et référence | Constat et justificatifs à la livraison | Résultat du rapprochement |
|---|---|---|
| I-01 : quatre kits de joints inutilisés, de la même version spécifiée | Le relevé de maintenance M-17 documente l’installation d’un kit sur le navire avant livraison. Trois kits inutilisés restent en stock. Le joint déposé est identifié et conservé séparément. | Le stock est rapproché : 4 − 1 = 3. Consignez séparément l’installation et l’élément déposé ; la diminution ne constitue pas à elle seule un kit manquant inexpliqué. |
| I-02 : un moteur de rechange conservé à terre, expressément inclus | Le relevé d’entrepôt W-08 identifie le moteur. Aucun justificatif de mise à disposition ou de réception à bord n’est disponible, alors que l’accord supposé impose la livraison à bord. | Écart de livraison non résolu. Un relevé d’emplacement n’est pas un reçu ; obtenez les justificatifs de mise à disposition et de transport ou un accord documenté sur une autre solution. |
| I-03 : un analyseur de vibrations loué, expressément exclu | La référence de location H-03 et la liste d’exclusions l’identifient. Le vendeur consigne son retrait. | Consignez-le comme exclusion convenue, et non comme pièce incluse reçue par l’acheteur. Tout besoin futur de l’acheteur nécessite un arrangement distinct. |
| I-04 : un instrument d’essai portable loué, non expressément exclu | Il était à bord à l’inspection. Le vendeur propose de le retirer, mais aucun remplacement ni règlement contractuel convenu n’est justifié. | Point contractuel ouvert à examiner au titre de la clause 2(c). Ne le marquez pas exclu uniquement parce qu’un tiers en est propriétaire et ne considérez pas la propriété de ce tiers comme transférée. |
| I-05 : dix paquets de filtres sur une commande fournisseur | L’arrangement écrit supposé laisse cette commande hors de la vente. Le fournisseur ne l’a pas livrée. | N’incluez pas les dix paquets dans l’inventaire reçu. Suivez l’achat distinct de l’acheteur ; ne notez pas l’accusé de commande du fournisseur comme une livraison. |
| I-06 : deux jeux de roulements listés pour un auxiliaire précis | Deux jeux sont physiquement présents, mais le suffixe sur l’emballage diffère de la référence initiale. Aucune correspondance fournisseur ne confirme leur adéquation. | Le nombre correspond ; l’identification reste non résolue. Obtenez une évaluation du catalogue ou du fournisseur liée à l’équipement installé avant de les considérer comme des rechanges correspondants vérifiés. |
I-01 est un mouvement de stock documenté ; I-02 manque des justificatifs de livraison supposés ; I-03 est une exclusion identifiée ; I-04 exige une solution contractuelle ; I-05 est un achat distinct ; I-06 nécessite une identification technique. Additionner les quantités de ces lignes masquerait leurs différences au lieu de fournir un total utile de manquants.
Pour I-01, conservez le relevé de l’élément déposé sans présenter un ancien joint comme un kit de remplacement inutilisé. Pour I-04, obtenez les justificatifs de remplacement et d’acceptation ou la solution convenue entre les parties par la procédure contractuelle. Le tableau de l’acheteur ne peut modifier à lui seul la liste d’exclusions signée.
5. Donner à chaque exception une issue étayée par des preuves
Attribuez à chaque point ouvert un responsable, une prochaine action, les justificatifs requis et une date de revue. Utilisez des états précis tels que « en attente de mise à disposition par l’entrepôt », « remplacement non justifié » ou « indice de pièce à confirmer ». Évitez une simple coche « inclus » qui masque une non-livraison ou une correspondance technique non résolue.
Lorsque les parties conviennent d’une livraison ultérieure, d’un substitut ou d’un ajustement commercial, consignez le document approuvé et ses conditions. Faites examiner par l’équipe de clôture l’habilitation, les délais et tout effet sur la réalisation de la transaction, le paiement et les recours. Ne déduisez pas un coût estimé de remplacement des fonds de clôture uniquement parce qu’il figure au registre.
Conservez la version signée de l’inventaire, les comptages, les photographies des colis, les mouvements et les reçus avec le dossier de remise. Consignez ce qui a été vérifié et ce qui est resté scellé, inaccessible ou non vérifié. Un reçu de colis ne doit pas devenir tacitement une attestation que chaque pièce contenue a été inspectée et jugée utilisable.
Le contrôle de l’état du navire avant achat traite de l’examen technique global. Ce rapprochement fournit à l’équipe de clôture un relevé plus ciblé : l’article convenu, ses mouvements depuis la date de référence, les justificatifs de remise et toute question exigeant encore une décision.
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